Office Manager (deeltijds)
VIVA is op zoek naar een georganiseerde en proactieve Office Manager die ons team deeltijds komt versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor en ondersteun je ons team van architecten en interieurarchitecten met administratieve en organisatorische taken. Daarnaast heb je enkele specifieke taken, zoals de opmaak van contracten en offertes, de opmaak van kandidaturen en de interne planning.
(Applicants must be Dutch-speaking)
Over ons:
VIVA Architecture werkt aan projecten van uiteenlopende schaal, van masterplannen over architectuur tot interieurs en eengezinswoningen. Het portfolio is zéér verscheiden met de nadruk op herbestemmingen van bestaande gebouwen en binnenstedelijke projecten verspreid over Vlaanderen en Brussel. Het VIVA team bestaat uit een 10-tal mensen, een mix van architecten, interieurarchitecten & vormgevers, specialisten toegepaste bouwkunde & monumentenzorg.
Taken en verantwoordelijkheden:
Beheer van administratieve en operationele taken
Agendabeheer
Opvolging planning intern
Ondersteuning bij HR- en financiële administratie
Voorraadbeheer van kantoorbenodigdheden
Organiseren van interne evenementen en bijeenkomsten
Opvolgen van de organisatie van de lunch voor de medewerkers, toezicht op netheid van het kantoor
Opmaak offertes en contracten
Administratieve opmaak en verwerking van kandidaturen voor overheidsopdrachten
Profiel:
Minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
Goede communicatieve vaardigheden in NL, FR en EN
Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
Kennis van MS Office en andere relevante software zoals Creative Suite of bereid zijn om het aan te leren
Proactieve, efficiënte en zelfstandige werkhouding
Discreet en betrouwbaar
Collegiaal, gedisciplineerd en deadlines respecterend
Affiniteit met architectuur; ervaring als architect is een pluspunt, maar ook andere kandidaten met interesse in architectuur komen in aanmerking
Wat wij bieden:
Een uitdagende deeltijdse functie in een fijne werkomgeving in het centrum van Antwerpen
Een deeltijdse tewerkstelling (in samenspraak te bepalen)
Bespreekbare verloning, afgestemd op jouw ervaring en kennis
Mogelijkheid om mee te groeien binnen het bedrijf
Een enthousiast en collegiaal team
Interesse?
Stuur je CV en motivatiebrief naar jobs@viva-architecture.com vóór 14 februari 2024. Voor vragen kun je contact opnemen via jobs@viva-architecture.com.